چهارشنبه 28 شهريور 1397 - 9 محرم 1440 - 19 سپتامبر 2018
صفحه اصلي/خانواده

میز کار یک کارمند نمونه

ميز کار يک کارمند نمونه

دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع كنند كه محل كار خود را مرتب نگه داريد.
 
دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع كنند كه محل كار خود را مرتب نگه داريد.با نكته‌هاي جالبي در مورد سازماندهي با محيط كار فعلي خود آشنا شويد:
مي‌رسد كه يكي از خصوصيات افراد پر‌مشغله، برخورداري از دفترهاي كار آشفته و شلوغ است. وقتي كه محيط كار شما كثيف شود و اسناد و مدارك در‌هم‌ريخته شود، كارهاي شما عقب مي‌افتد و نظم و انضباط اوليه را از دست خواهيد داد. دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع كنند كه محل كار خود را مرتب نگه داريد. البته اين امر تنها موجب دسترسي آسان شما به وسايل مورد نيازتان نمي‌شود، بلكه فوايد بي‌شمار ديگري را نيز دربر دارد. تحقيقات نشان مي‌دهد كه محيط كار نامرتب و بي‌نظم بر روي عملكرد ذهني افراد تاثير منفي مي‌گذارند. در چنين شرايطي شما مجبور مي‌شويد تا بيشتر از حد لازم از توانايي‌هاي خود استفاده كنيد، تا به واسطه آن بتوانيد لياقت و شايستگي خود را به ديگران اثبات نماييد. متاسفانه در نظر بسياري از افراد، سازمان يافتگي دفتر كار ارزش زيادي ندارد. به راحتي مي‌توانيد در اطراف خود افرادي را نام ببريد كه تصور مي‌كنند كنترل همه چيز را به عهده دارند اما در واقع انسان‌هاي نامرتب و بي‌نظمي هستند.
البته در اين ميان استثناهايي هم به چشم مي‌خورند. به طور مثال برخي از افراد هستند كه شلختگي آنها با چشمان غير مسلح نيز به وضوح آشكار مي‌باشد، اما اين دسته از افراد سيستم چيدمان شخصي خود را دنباله روي مي‌كنند.
 از سيستمي پيروي كنيد كه براي شما مفيد باشد
آيا شما فردي هستيد كه توانايي به خاطر سپردن تاريخ‌ها را داراست؟ البته به خاطر سپردن روز دقيق مهم نيست، فقط حدود آن مورد نظر است؛ يا اينكه فردي هستيد كه بيشتر ترجيح مي‌دهد بر طبق دسته‌بندي موارد مختلف كار خود را پيش ببرد؟
براي آن دسته از افرادي كه به دسته‌بندي فكر مي‌كنند، يك زونكن، پوشه و يا كلاسور، چاره كار است. با اتكا به اين روش، اين افراد به راحتي و تنها با يك نگاه سطحي به فهرست مطالب مي‌توانند موضوع مورد نظر خود را پيدا كنند. عده ديگري از افراد نيز هستند كه بر طبق اطلاعات زماني سوژه‌ها را به خاطر مي‌آورند. اين دسته از افراد دسته‌بندي‌هاي رديفي كه به ترتيب از «الف» شروع شده باشد و به «ي» ختم گردد را ترجيح مي‌دهند.
موفقيت اين افراد، زماني تضمين مي‌شود كه بتوانند موضوعات خود را با پيروي از زمان دسته‌بندي كنند. آنها وقايع را بر اساس زمان و يا تاريخ وقوع آنها به خاطر مي‌آورند و معمولاً در دسته‌بندي تحمل بيشتري نسبت به گروه اول از خود نشان مي‌دهند. دليل اين امر كاملا ساده و قابل فهم مي‌باشد: زمانيكه پرونده‌هاي كاري بر روي ميز شما چيده مي‌شوند، قديمي‌تر‌ها در جايگاه پايين‌تري قرار مي‌گيرند. سعي نكنيد خودتان را مجبور به پيروي كردن از روشي كنيد كه ذهنتان با آن همخواني ندارد. به جاي اين كار، شايسته است كه از سيستم سازماندهي طبيعي و ذهني خود كمك بگيريد و در محيط كار همان سيستم را به كار گيريد.
از مردم بخواهيد تا مدارك خود را براي شما از طريق پست الكترونيكي ارسال كنند. سپس آنها را نامگذاري كرده و در فولدرهاي جداگانه دسته‌بندي كنيد. موتورهاي جست‌وجوي اينترنتي از جمله google مي‌توانند در اين زمينه امكانات بي‌نظيري را در اختيار شما قرار دهند
 تميز كردن محل كار
در فواصل زماني روزانه، براي خود وقتي را در نظر بگيريد و در آن به تميز كردن محيط اطراف خود بپردازيد. اگر احساس مي‌كرديد چيزهايي به چشمتان مي‌خورند كه اصلاً ارزش نگه داشتن را ندارند، مي‌توانيد آنها را در بايگاني بر طبق سيستم دسته‌بندي خود فايل‌بندي نماييد. اگر قسمت‌هاي كوچكي از اين كار را به صورت روزانه انجام دهيد و در طي هر روز تنها چند دقيقه از وقت خود را به اين كار اختصاص دهيد، به اين نتيجه مي‌رسيد كه در فضايي آكنده از نظم كار مي‌كنيد و همچنين مي‌توانيد در آينده در وقت خود تا اندازه بسيار زيادي صرفه‌جويي كنيد.
صبح يا بعد از ظهر اين كار را انجام دهيد
هر چند وقت يك بار دفتر كار شما نياز به يك نظافت كلي پيدا مي‌كند. شايد وسايل شما آنقدر بيش از اندازه روي هم انباشته شده باشند و يا آنقدر پرونده‌هاي دسته‌بندي نشده داشته باشيد كه براي مرتب كردن همه آنها نياز به زير‌مجموعه‌سازي هم پيدا كنيد. هر كاري كه انجام مي‌دهيد، فقط بايد مطمئن باشيد كه به اندازه كافي بر روي آن وقت مي‌گذاريد. بايد به اين كار مانند ساير وظايف شغلي خود نگاه كنيد. سعي كنيد حداقل هر دو ماه يك بار يك بعد از ظهر و يا صبح را به طور كامل به انجام اين كار اختصاص دهيد؛ اين مطلب، امري نيست كه بي‌حوصله و سرسري بخواهيد آن را از سر خود باز كنيد.
با اين وجود باز هم در مرتب كردن‌هاي روزانه نيز بايد سعي كنيد تا فايل‌هاي مختلف را مجدداً چك كنيد تا ببينيد چيزي از قلم نيفتاده باشد و همه چيز در سر جاي خود قرار گرفته باشد.
موارد ضروري را در پوشه مخصوص به خود ذخيره كنيد
مواردي كه زمان تحويل آنها نزديك مي‌شود را بايد در يك بخش جداگانه ذخيره كنيد. آنها را در جايي بگذاريد كه در دسترستان باشند. هميشه فضايي را براي موارد ضروري كه ممكن است در آينده به آنها نياز پيدا كنيد، نيز در نظر بگيريد. اين موارد بايد از ساير مدارك جدا شوند و بر اساس «اولويت تحويل» دسته‌بندي شوند.
در صورت امكان از كپي‌هاي الكترونيكي استفاده كنيد درصد زيادي از درهم ريختگي روي ميز شما به دليل تعدد ميزان كاغذها و پوشه‌هاي متنوع ايجاد مي‌شود. هرگاه كه برايتان مقدور بود، از مردم بخواهيد تا مدارك خود را براي شما از طريق پست الكترونيكي ارسال كنند. سپس آنها را نامگذاري كرده و در فولدرهاي جداگانه دسته‌بندي كنيد. موتورهاي جست‌وجوي اينترنتي از جمله google مي‌توانند در اين زمينه امكانات بي‌نظيري را در اختيار شما قرار دهند اما به هر حال شما بايد نسخه تمام پرونده‌هاي خود را بر روي ديسك سخت كامپيوتر داشته باشيد. اگر تنها به سيستم‌هاي طبقه‌بندي اينترنتي اتكا كنيد، كار پر‌ريسكي را انجام داده‌ايد، بنابراين بهتر است كمي وقت بگذاريد و فايل‌هاي خود را بر روي رايانه شخصي سازماندهي كنيد. اگر به اندازه كافي وقت در اختيار داريد، سعي كنيد برخي از پرونده‌هاي خود را اسكن كرده و در كامپيوتر نگهداري كنيد. شايد اين كار براي برخي از افراد ديوانه‌كننده باشد اما بايد توجه كنيد كه اين امر يكي از گام‌هاي ضروري به منظور رعايت نظم و ترتيب است.
هر چند وقت يك بار دفتر كار شما نياز به يك نظافت كلي پيدا مي‌كند. شايد وسايل شما آنقدر بيش از اندازه روي هم انباشته شده باشند و يا آنقدر پرونده‌هاي دسته‌بندي نشده داشته باشيد كه براي مرتب كردن همه آنها نياز به زير‌مجموعه‌سازي هم پيدا كنيد. هر كاري كه انجام مي‌دهيد، فقط بايد مطمئن باشيد كه به اندازه كافي بر روي آن وقت مي‌گذاريد .
از يك تقويم روميزي استفاده كنيد.
ممكن است برخي از افراد از خود سوال كنند، در جايي كه مي‌توانند از تقويم‌هاي داخل رايانه شخصي خود استفاده كنند، چرا خود را به زحمت بيندازند و از تقويم روميزي استفاده كنند؟
پاسخ سوال آنها اين است كه تقويم روميزي درست در مقابل چشمانتان قرار دارد. سعي كنيد زمان دريافت هر پرونده و همچنين تاريخ تحويل آنرا بر روي تقويم خود يادداشت كنيد. همچنان كه به مرور زمان ميزان پرونده‌هاي ضروري روي ميز شما زياد مي‌شود، به راحتي مي‌توانيد به تقويم مراجعه كرده و با خيال راحت كليه امور را انجام دهيد. اگر زمان تحويل و كاري كه بايد انجام دهيد، همواره در مقابل چشمانتان قرار گيرد، امكان فراموشي به صفر مي‌رسد.
بيشترين سود را از محيط كار خود ببريد
از سيستمي استفاده كنيد كه مناسب شغل و خصوصيات فرديتان باشد و سعي كنيد هميشه آن را به مرحله اجرا نزديك سازيد. هر فردي به خوبي مي‌داند كه كدام روش در مورد او از بازده بالاتري برخوردار است. يك محيط كاري ساده و در عين حال سازمان‌يافته، مي‌تواند به راحتي شما را به سمت تحقق اهدافتان رهنمون سازد و خلاقيت و لياقت شما را تا حد بسيار زيادي افزايش دهد. فقط مشكل دنبال‌كردن يك چنين نظام هدفمند و منظمي است.
 
روزنامه تهران امروز
گروه خانواده ايراني سايت تبيان: کهتري
تنظيم براي تبيان : کهتري
 



 
تعداد بازديد:3016 آخرين تغييرات:89/10/04
نظرات

نظر شما:
نام و نام خانوادگي
پست الكترونيك
نظر